Batas sa Malayang Pagkuha ng Impormasyon

Ang Mga Karapatan ng mga Humihiling at ang mga Pananagutan ng Virginia Department of Health (VDH) sa ilalim ng Virginia Freedom of Information Act

Ang Virginia Freedom of Information Act (FOIA), na matatagpuan § 2.2-3700 et. seq. ng Kodigo ng Virginia, ginagarantiyahan ang mga mamamayan ng Commonwealth at ang mga kinatawan ng media ng access sa mga pampublikong rekord na hawak ng mga pampublikong katawan, pampublikong opisyal, at pampublikong empleyado.

Ang pampublikong rekord ay anumang pagsulat o pag-record -- hindi alintana kung ito ay isang papel na rekord, isang elektronikong file, isang audio o video recording, o anumang iba pang format -- na inihanda o pagmamay-ari ng, o nasa pagmamay-ari ng isang pampublikong katawan o mga opisyal nito, empleyado o ahente sa transaksyon ng pampublikong negosyo. Ang lahat ng mga pampublikong rekord ay ipinapalagay na bukas, at maaari lamang itago kung ang isang partikular, ayon sa batas na exemption ay nalalapat.

Ang patakaran ng FOIA ay nagsasaad na ang layunin ng FOIA ay upang itaguyod ang mas mataas na kamalayan ng lahat ng tao sa mga aktibidad ng pamahalaan. Sa pagpapasulong ng patakarang ito, hinihiling ng FOIA na ang batas ay malayang bigyang-kahulugan, pabor sa pag-access, at ang anumang pagbubukod na nagpapahintulot sa mga pampublikong rekord na itago ay dapat bigyang-kahulugan nang makitid.

Ang iyong Mga Karapatan sa FOIA

• May karapatan kang humiling na siyasatin o tumanggap ng mga kopya ng mga pampublikong rekord, o pareho.
• May karapatan kang humiling na ang anumang mga singil para sa hiniling na mga tala ay matantya nang maaga.
• Kung naniniwala ka na ang iyong mga karapatan sa FOIA ay nilabag, maaari kang maghain ng petisyon sa distrito o circuit court upang pilitin ang pagsunod sa FOIA.

• Maaari kang humiling ng mga tala sa pamamagitan ng US Mail, fax, e-mail, nang personal, o sa telepono. Hindi hinihiling ng FOIA na nakasulat ang iyong kahilingan, at hindi mo kailangang partikular na sabihin na humihiling ka ng mga tala sa ilalim ng FOIA.
• Mula sa isang praktikal na pananaw, maaaring makatulong sa iyo at sa taong tumatanggap ng iyong kahilingan na isulat ang iyong kahilingan. Nagbibigay-daan ito sa iyo na lumikha ng talaan ng iyong kahilingan. Nagbibigay din ito sa amin ng malinaw na pahayag kung anong mga talaan ang hinihiling mo, upang walang hindi pagkakaunawaan sa isang pandiwang kahilingan. Gayunpaman, hindi kami maaaring tumanggi na tumugon sa iyong kahilingan sa FOIA kung pipiliin mong huwag itong isulat.
• Dapat tukuyin ng iyong kahilingan ang mga talaang hinahanap mo nang may "makatwirang pagtitiyak." Ito ay isang karaniwang kahulugan na pamantayan. Hindi ito tumutukoy o nililimitahan ang dami o bilang ng mga talaan na iyong hinihiling; sa halip, kinakailangan na maging tiyak ka upang matukoy at mahanap namin ang mga talaan na iyong hinahanap.
• Ang iyong kahilingan ay dapat humingi ng mga kasalukuyang talaan o dokumento. Binibigyan ka ng FOIA ng karapatang siyasatin o kopyahin ang mga talaan; hindi ito nalalapat sa isang sitwasyon kung saan nagtatanong ka ng mga pangkalahatang tanong tungkol sa gawain ng VDH, at hindi rin nangangailangan ng VDH na lumikha ng isang talaan na wala.
• Maaari mong piliing tumanggap ng mga electronic record sa anumang format na ginagamit ng VDH sa regular na kurso ng negosyo.
• Halimbawa, kung humihiling ka ng mga rekord na pinananatili sa isang database ng Excel, maaari mong piliin na tanggapin ang mga rekord na iyon sa elektronikong paraan, sa pamamagitan ng e-mail o sa isang computer disk, o tumanggap ng naka-print na kopya ng mga talaan na iyon.
• Kung mayroon kaming mga katanungan tungkol sa iyong kahilingan, mangyaring makipagtulungan sa mga pagsusumikap ng kawani na linawin ang uri ng mga talaan na iyong hinahanap, o upang subukang maabot ang isang makatwirang kasunduan tungkol sa isang tugon sa isang malaking kahilingan. Ang paghiling ng FOIA ay hindi isang adversarial na proseso, ngunit maaaring kailanganin naming talakayin ang iyong kahilingan sa iyo upang matiyak na naiintindihan namin kung anong mga talaan ang iyong hinahanap.
• Upang humiling ng mga tala mula sa VDH, maaari mong gamitin ang link na "Isumite ang iyong kahilingan sa FOIA online" sa itaas o idirekta ang iyong kahilingan sa:

• Para sa mga nakagawiang kahilingan sa FOIA na nauugnay sa engineering/environmental studies o pagsisiyasat, o well o septic records, maaari mong isumite ang iyong kahilingan online sa https://vdh.nextrequest.com. Maaari mo ring idirekta ang iyong kahilingan sa pamamagitan ng email, telepono o nang personal sa Environmental Health Team ng lokal na distrito ng kalusugan. Ang direktoryo ng distrito na inilathala sa aming website ay naglalaman ng kinakailangang impormasyon sa pakikipag-ugnayan. Ang mga email address para sa kawani ng VDH ay binubuo ng mga sumusunod: firstname.lastname@vdh.virginia.gov.
  • Pakitandaan na ang ilang mga distrito ng kalusugan sa Virginia ay lokal na pinangangasiwaan, at ang mga kahilingan sa FOIA ay pinamamahalaan ng lungsod o county. Ang impormasyon sa pagsusumite ng mga kahilingan sa FOIA sa Arlington, Loudoun County at Fairfax County ay makukuha sa mga website ng hurisdiksyon na iyon.
• Maaari mo ring kontakin si Tammie Smith para sa mga tanong mo tungkol sa paghiling ng mga tala mula sa VDH. Bilang karagdagan, ang Freedom of Information Advisory Council ay magagamit upang sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka tungkol sa FOIA. Maaaring makipag-ugnayan sa Konseho sa pamamagitan ng e-mail sa foiacouncil@dls.virginia.gov, o sa pamamagitan ng telepono sa (804) 698-1810 o [walang bayad] 866-448-4100.

• Dapat tumugon ang VDH sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw ng trabaho pagkatapos matanggap ito. Isinasaalang-alang ang "Unang Araw" sa araw pagkatapos matanggap ang iyong kahilingan. Ang limang araw na panahon ay hindi kasama ang katapusan ng linggo o pista opisyal.
• Ang dahilan sa likod ng iyong kahilingan para sa mga pampublikong talaan mula sa VDH ay hindi nauugnay, at hindi namin maitatanong sa iyo kung bakit mo gusto ang mga talaan bago kami tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, pinapayagan ng FOIA ang VDH na hilingin sa iyo na ibigay ang iyong pangalan at legal na address.
• Kinakailangan ng FOIA na gawin ng VDH ang isa sa mga sumusunod na tugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw na yugto ng panahon:

1. 1. Ibinibigay namin sa iyo ang mga talaan na hiniling mo sa kabuuan ng mga ito.
   2. Pinipigilan namin ang lahat ng mga rekord na iyong hiniling, dahil ang lahat ng mga talaan ay napapailalim sa isang partikular na pagbubukod ayon sa batas. Kung ang lahat ng mga tala ay pinipigilan, dapat kaming magpadala sa iyo ng tugon sa pamamagitan ng sulat. Ang pagsulat na iyon ay dapat tukuyin ang dami at paksa ng mga rekord na pinipigilan, at isaad ang partikular na seksyon ng Kodigo ng Virginia na nagpapahintulot sa amin na itago ang mga rekord.
   3. Ibinigay namin ang ilan sa mga rekord na iyong hiniling, ngunit pinipigilan ang iba pang mga tala. Hindi namin maaaring pigilan ang isang buong talaan kung isang bahagi lamang nito ang napapailalim sa isang exemption. Sa pagkakataong iyon, maaari naming i-redact ang bahagi ng tala na maaaring itago, at dapat na ibigay sa iyo ang natitira sa talaan. Dapat kaming magbigay sa iyo ng nakasulat na tugon na nagsasaad ng partikular na seksyon ng Code of Virginia na nagpapahintulot sa mga bahagi ng hiniling na mga rekord na itago.
   4. Kung halos imposible para sa VDH na tumugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw, dapat naming ipahayag ito sa pamamagitan ng sulat, na ipinapaliwanag ang mga kundisyon na nagiging imposible sa pagtugon. Ito ay magbibigay-daan sa amin ng pitong karagdagang araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan, na nagbibigay sa amin ng kabuuang 12 araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan.

• Kung humiling ka para sa napakaraming bilang ng mga rekord, at sa palagay namin ay hindi namin maibibigay ang mga tala sa iyo sa loob ng 12 araw nang hindi naaabala ang aming iba pang mga responsibilidad sa organisasyon, maaari kaming magpetisyon sa korte para sa karagdagang panahon upang tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hinihiling ng FOIA na gumawa kami ng makatwirang pagsisikap na magkaroon ng kasunduan sa iyo tungkol sa produksyon o mga talaan bago kami pumunta sa korte upang humingi ng karagdagang oras.

• Maaaring kailanganin mong bayaran ang mga rekord na hinihiling mo mula sa VDH. Ang VDH ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na mga gastos na natamo sa pag-access, pagdodoble, pagbibigay, o paghahanap para sa hiniling na mga rekord at dapat gawin ang lahat ng makatwirang pagsisikap na ibigay ang hiniling na mga tala sa pinakamababang posibleng gastos. Kasama sa mga aktwal na gastos ang mga item tulad ng oras ng kawani na ginugol sa paghahanap para sa mga hiniling na tala, mga gastos sa pagkopya, o anumang iba pang mga gastos na direktang nauugnay sa pagbibigay ng hiniling na mga tala. Hindi nito maaaring isama ang pangkalahatang mga gastos sa overhead.
• Kung tinatantya namin na nagkakahalaga ng higit sa $200 upang tumugon sa iyong kahilingan, maaari naming hilingin sa iyo na magbayad ng deposito, hindi lalampas sa halaga ng pagtatantya, bago magpatuloy sa iyong kahilingan. Ang limang araw na kailangan naming tumugon sa iyong kahilingan ay hindi kasama ang oras sa pagitan ng paghingi namin ng deposito at kapag tumugon ka.
• Maaari kang humiling na tantiyahin namin nang maaga ang mga singil para sa pagbibigay ng mga talaan na iyong hiniling. Ito ay magbibigay-daan sa iyong malaman ang tungkol sa anumang mga gastos sa harap o magbibigay sa iyo ng pagkakataong baguhin ang iyong kahilingan sa pagtatangkang babaan ang mga tinantyang gastos. Magbibigay ang VDH ng pagtatantya ng gastos nang maaga kapag hiniling.
• Maaaring tasahin ng VDH ang mga singil para sa oras ng kawani upang maghanap, suriin, kopyahin, i-redact, at kung hindi man ay maghanda ng mga talaan para sa pagpapalabas. Ang tinantyang gastos ay nakabatay sa oras-oras na suweldo ng kawani o mga miyembro na nagpoproseso ng kahilingan.

Gastos = (Oras na suweldo ng empleyado ng VDH na nagpoproseso ng kahilingan) X (oras na ginugol sa pagtupad sa kahilingan) PLUS (gastos ng papel at pagkopya kung nagbibigay ng mga talaan ng papel) PLUS (gastos ng anumang espesyal na medium, tulad ng disc o usb drive, kung kinakailangan, upang magbigay ng mga tala) PLUS ang mga gastos sa mga talaan sa koreo.

• Para sa mga kahilingang naghahanap ng malawak na paghahanap sa email, (mga email mula sa maraming miyembro ng kawani at/o tagal ng panahon na umaabot ng ilang buwan o higit pa) Maaaring gamitin ng VDH ang sumusunod na proseso at formula upang kunin ang mga email at kalkulahin ang mga gastos:
  • Ang tool ng Microsoft Purview eDiscovery ay ginagamit upang maghanap sa mga archive ng email ng kawani. Ginagawa ang isang paghahanap upang kunin ang mga email batay sa mga parameter ng paghahanap ng humihiling. Batay sa bilang ng mga email na nakuha, tinatantya ang mga gastos ayon sa formula sa ibaba.

Hakbang 1: (Kabuuang bilang ng mga email) x (2 na) minuto sa bawat email na susuriin) = kabuuang bilang ng mga minuto upang suriin ang mga email
Hakbang 2: (Bilang ng mga minuto ng pagsusuri) na hinati sa (60 minuto) = kabuuang bilang ng mga oras na kailangan upang suriin ang mga email
Hakbang 3: (Oras na rate ng tauhan na nagsusuri ng mga email) x = (bilang ng mga oras ng gastos sa pagsusuri) x = tinantyang bilang ng mga oras ng gastos.

• Kung may utang ka sa amin mula sa isang nakaraang kahilingan sa FOIA na nanatiling hindi nababayaran nang higit sa 30 araw, maaaring mangailangan ang VDH ng pagbabayad ng past-due bill bago ito tumugon sa iyong bagong kahilingan sa FOIA.
• Kinakalkula ng mga Lokal na Distrito ng Kalusugan ng VDH ang mga singil sa FOIA batay sa mga gastos ng kanilang mga yunit ng trabaho.

Ang Kodigo ng Virginia ay nagpapahintulot sa anumang pampublikong katawan na itago ang ilang mga tala mula sa pampublikong pagsisiwalat. Karaniwang pinipigilan ng VDH ang mga rekord na napapailalim sa mga sumusunod na exemption:

• Mga talaan ng tauhan (§ 2.2-3705.1 (1) ng Kodigo ng Virginia);
• Ang mga rekord ay napapailalim sa pribilehiyo ng abogado-kliyente (§ 2.2-3705.1 (2)) o produkto ng trabaho ng abogado (§ 2.2-3705.1 (3));
• Impormasyon sa pagmamay-ari ng nagbebenta (§ 2.2-3705.1 (6));
• Mga rekord na nauugnay sa negosasyon at paggawad ng isang kontrata, bago ang isang kontrata ay iginawad (§ 2.2-3705.1 (12));
• Mga medikal at mental na rekord (§ 2.2-3705.5(1) ng Kodigo ng Virginia);
• Impormasyon at mga rekord na nakolekta para sa pagtatalaga at pag-verify ng mga trauma center at iba pang espesyalidad na mga sentro ng pangangalaga sa loob ng Statewide Emergency Medical Services System at Mga Serbisyo alinsunod sa Artikulo 2.1 (§ 32.1-111.1 et seq.) ng Kabanata 4 ng Pamagat 32.1. (§ 2.2-3705.5(5) ng Kodigo ng Virginia);
• Ang data na dating kinakailangang isumite sa Commissioner of Health na may kaugnayan sa pagtatatag ng bago o pagpapalawak ng mga kasalukuyang serbisyo sa klinikal na kalusugan, pagkuha ng mga pangunahing kagamitang medikal, o ilang partikular na proyekto na nangangailangan ng mga paggasta ng kapital alinsunod sa dating § 32.1-102.3:4. (§ 2.2-3705.5(7) ng Kodigo ng Virginia);
• Anumang rekord na kinopya, naitala o natanggap ng Komisyoner ng Kalusugan sa panahon ng pagsusuri, pagsisiyasat o pagrepaso ng isang pinamamahalaang pangangalaga sa kalusugan ng insurance plan alinsunod sa §§ 32.1-137.4 at 32.1-137.5, kabilang ang mga aklat, talaan, file, account, papeles, dokumento, at anuman o lahat ng computer o iba pang recording.(§ 2.2-3705.5(13) ng Kodigo ng Virginia);
• Ang data sa antas ng pasyente na nakolekta ng Board of Health at hindi pa naproseso, na-verify, at inilabas, alinsunod sa § 32.1-276.9, sa Lupon ng nonprofit na organisasyon kung saan nakipagkontrata ang Commissioner of Health alinsunod sa § 32.1-276.4.(§ 2.2-3705.5(10) ng Kodigo ng Virginia); at
• Mga plano at impormasyon upang maiwasan o tumugon sa aktibidad ng terorista.(§ 2.2- 3705.2(4) ng Kodigo ng Virginia).